Best Practice Archive - Digital Business Fruehwirt GmbH

Useability – Benutzerfreundlichkeit

Digitalisierung des Rechnungswesens, dies in Blickrichtung von künftigen EU E-Rechnungen wird bei uns GROß geschrieben: Optimierung des Workflows unter Nutzung von modernsten Tool bei möglichst hochgradiger Datensicherheit. Höchster technischer Standard ist die Grundlage zur Einführung solcher Systeme.

Der Faktor Mensch ist trotz allem entscheidend. Wir beachten daher die aktuellen gewohnten Arbeitsabläufe sehr genau, decken Schwachstellen und Doppelgleisigkeiten auf, gehen auf die Anforderungen der Mitarbeiter ein. Erst dann kommt es zum optimierten Lösungsvorschlag.

Im österreichischen Praxiseinsatz ist das „Umfeld“ des Rechnungswesen zusätzlich zu beachten.
Dazu zählt vor allem auch der digitale Überweisungsvorgang als integrierter Bestandteil. Trotz aktuellster Bankensoftware, etwa beim Einsatz von @george business, @raiffeisen infinity , @businessnet, … werden individuelle Einstellungen getroffen, um das Gesamtsystem zu optimieren. Auch hier werden wir tätig, oft sind es wenige Klicks, die gesetzt werden um eine optimale Useability zu erzielen.

Wir sehen den Einsatz von digitalem Rechnungswesen als umfassenden Betreuungsauftrag – das ist entscheidend für den Erfolg des Projektes „digitales Rechnungswesen“.

„ZUGFeRD als neues E-Rechnungsformat?“

The Friendly Waiter: A Workflow with a Special Heart

Digitales Rechnungswesen bietet rasche Entscheidungsgrundlagen

Die Verfügbarkeit von Daten aus dem Rechnungswesen für laufende Unternehmensentscheidungen verkürzt durch sich durch digitales Rechnungswesen wesentlich. Bei laufenden unterjährigen Entscheidungen ergibt sich eine Verkürzung von rund 2 Wochen, bei Feststellungen von Jahresabschlüssen sogar oft von Monaten.

Gründe :

Qualität des Zahlenmaterials:

Verbesserung bei der Datenerfassung bei Dokumentation der Grundlagen hinsichtlich Einhaltung von Compliance-Bestimmungen – Dokumentation von Rechnungsfreigaben, somit der getätigten Geschäftsfälle
Verbesserung der Abbildung der Daten bei digitalem Buchungsvorgang: Schematisieren von Prozessen führt zu eindeutiger Zuordnung; Fokus des Menschen liegt auf Abklärung von Sonderfällen und fortlaufender Optimierung der Prozesse, permanente Optimierungsmaßnahmen im Gesamtsystem
Optimierung von Schnittstellen von Daten außerhalb des Unternehmens
Ergebnis: keine laufenden nicht abgeklärten Geschäftsfälle

Beschleunigung des Verarbeitungsprozesses:

Prozessoptimierung unter Fokus auf die „Zeitfresser“, jene Daten, die bisher das System verlangsamt haben: zu spät übermittelte Lieferantenrechnungen, verzögerte eigene Fakturierung, mobile Belege ( Tankrechnungen, Reisekostenabrechnungen, Bewirtungsbelege ) – eigene Tools für optimierten Ablauf werden eingesetzt
Integration von Belegen (ausländischen ) Niederlassungen
Erfassungsoptimierung von Daten der Lohnverrechnung (Prämien, Mehrarbeit, Zuschüssen …)

Dokumentation des Zahlenmaterials:

Sichtbarkeit der Verbindung Beleg zu Buchung und umgekehrt durch digitales Belegarchiv
Sichtbarkeit der Belegfreigabe, wer, wann, mit wem?
Nachvollziehbare Dokumentationen im Rechnungswesen auch für den Wirtschaftsprüfer
Dokumentation der umgesetzten Compliance-Verpflichtungen der Leitungsorgane, der Geschäftsführung

Zusammengefasst:

Analoges Rechnungswesen erfordert neben einer laufenden, oft noch manuellen Erfassungstätigkeit im Nachhinein „Abstimmungsarbeiten“ im sogenannten Monatsabschluss oder der Rohbilanz, der Salden für den Jahresabschluss.

Der strukturierte Workflow im DIGITALEN Rechnungswesen fordert eindeutige Abbildungen im Rechnungswesen sofort im Erfassungszeitpunkt. Die sich dadurch ergebenden Anforderungen verpflichten alle Partner des Workflows, sie werden diesbezüglich entsprechend geschult.

Letztlich stehen geprüfte Entscheidungsgrundlagen für das Unternehmen rascher zur Verfügung.