Musterprojektstudie „Österreicherhaus-Olympische Spiele TOKYO 2020“
Tokyo, die Megastadt mit 13 Mio Einwohnern; Shibuya, die frequentiertesten Fussgängerströme, mehr als Tausend Besucher an Tag, das Österreicherhaus wurde genau an dieser Stelle konzipiert – ein ÖSTERREICHISCHES Haus der Begegnung bei OLYMPIA.
Eine Herausforderung für uns – wir wollen das gesamte Rechnungswesen mit unserem digitalen, weltweiten Belegfreigabe-und Rechnungslegungssystem als Projekt abwickeln.
Ausgangssituation
Die Mitarbeiter vor Ort werden durch Volunteers aus Österreich entsendet, Österreichische Produkte werden überwiegend von österreichischen Produzenten zur Verfügung gestellt, eine geeignetes Lokal wird angemietet, die Steuerung des täglichen Ablaufs erfolgt vor Ort in Tokyo während der 10 Wochen für die Olympischen Sommerspiele und 7 Wochen für die Para Olympischen Spiele. Vor Ort fallen laufende Aufwendungen an, deren Belege kaufmännisch und sachlich geprüft werden müssen, zur Überweisung freigegeben werden, überwiesen werden und letztlich als Projektabrechnung in das österreichische Rechnungswesen des 🇦🇹ÖOC integriert werden müssen. Als besonders herausfordernd: wir sind natürlich mit Belegen in japanischen Schriftzeichen konfrontiert.
Workflow
- Digitale Belegerfassung
- Belegfreigabe
- Erstellung eines Überweisungsvorschlages
- Überweisung
- Projektabrechnung
- Integration ins österreichische ERP System
Lösung
Bei einem Termin mit den Verantwortlichen des 🇦🇹ÖOC in Tokyo 🇯🇵 besichtigen wir die Örtlichkeiten, die Umstände, die hier im besonderen gegeben sind. Registrierkassensysteme vor Ort dienen zur Anbindung an das Rechnungswesen, steuerliche Aspekte sind hier im Gastgeberland 🇯🇵 zu berücksichtigen, also kontaktieren wir einen Kollegen in Tokyo aus unseren weltweiten Kooperationspartnern „INTEGRA worldwide“.
Die Systemeinrichtung der Mitarbeiter des Österreicherhauses vor Ort muss eingeplant werden, die Steuerung des Systems erfolgt digital in Österreich.
Umsetzungskonzept
Unser Belegfreigabesystem FruehwirtCockpit wird u. a. mit DATEV-Rechnungswesen die Umsetzung im Softwarebereich technisch darstellen, gezielte organisatorische Maßnahmen geschaffen. Die integrierte Zusammenarbeit FRUEHWIRT- Auftraggeber ÖOC garantiert einen eindeutigen Workflow.
Im Detail:
Eingangsrechnungen werden laufend gescannt, dies vor Ort in Tokyo 🇯🇵,
kaufmännisch und sachlich kontrolliert. Durch das digitale Belegfreigabesystem werden die Rechnungen von den jeweiligen Bereichsleitern freigegeben. Diese erhalten einen entsprechenden digitalen Hinweis auf ihr Handy, sie führen die Zahlungsfreigabe per Nutzung des FruehwirtCockpit durch. Wir als Steuerberater in 🇦🇹 erstellen daraufhin 2mal pro Woche einen elektrische Datenträger für Überweisungen bezogen auf dieses Projekt einer 🇦🇹Bank, die Überweisungen werden von den Verantwortlichen des 🇦🇹ÖOC in 🇦🇹vorgenommen. Dies alles entspricht den jeweiligen Compliance- Regeln, die Trennung von Belegerfassung – Belegfreigabe – Überweisungsfreigabe ist gewährleistet.
Die 🇦🇹Registrierkassen in 🇯🇵 erfassen alle getätigten Sales, durch eine Schnittstelle werden diese digital erfasst.
Und die Barbelege vor Ort 🇯🇵? Diese werden durch den mobilen Scanvorgang durch Smartphones oder IPads des Mitarbeiters vor Ort direkt an uns in die „Cloud“ übermittelt, die entsprechende Geräte werden diesbezüglich von uns vorinstalliert.
Die Projektabrechnung
Gleichzeitig mit der Erstellung des Überweisungsvorschlags durch und in
🇦🇹 werden die Digitalen Belegbuchungen vorgenommen, durch elektronische Bankbuchungen offene Posten abgestattet, ein Rechnungswesen für dieses Projekt erstellt UND: Alle Belegbilder sind digital vorhanden, durch entsprechende Sortierkriterien von den jeweiligen Berechtigten per App jederzeit einsehbar.
Übertragung ins Nachfolgesystem (ERP)
Wir stellen die Einzelbuchungen der Projektabrechnung per genormter DATEV-Schnittstelle zur Verfügung, dies zusätzlich zum obigen digitalen Belegarchiv.
Zusammengefasst
Die digitale Belegerfassung vor Ort🇯🇵 und die Abbindung an das Registrierkassensystem ermöglichen uns in 🇦🇹 einen Belegprüfungsprozess aufzustellen, dies unter Einhaltung aller Compliance- Richtlinien. Elektronische Überweisungsdatenträger werden vorbereitet, die wieder vom Unternehmen im Hinblick auf die jeweiligen Berechtigungen alle Geldgeschäfte ermöglichen. Die entsprechenden Abrechnungen werden dem Auftraggeber zur Verfügung gestellt mit einem elektronischen Belegarchiv. Dies erfolgt ortsunabhängig, in diesem Fall Hand in Hand zwischen 🇯🇵 und 🇦🇹 OHNE einer/ einem ständig anwesenden Mitarbeiter für Rechnungswesen am Projektort 🇯🇵.
Praxistauglichkeit
Dieses System ist vorweg bereits vielfach in unserem Mandantenkreis der Steuer- und Unternehmensberatung erprobt. Digitale Belegfreigabe ist unser Spezialgebiet.
Das Beispiel dieses Musterprojekts kann vielfach bei dislozierten sportlichen oder kulturellen Projekten umgesetzt werden, dient zur Unternehmensteuerung und zur Umsetzung von Compliance. Die Vorteile liegen auf der Hand: Durch Organisation und Digitalisierung erzielt man einen effizienten und schlanken Prozess. Unsere langjährige Praxis – Erfahrung betrieblicher Abläufe des Rechnungswesens in Wirtschaftsprüfung und Steuerberatung ermöglicht uns als Unternehmensberater laufende Weiterentwicklung und Optimierung.
SAMPLE PROJECT STUDY „AUSTRIAN HOUSE OLYMPIC GAMES TOKYO 2020“
Tokyo, the megacity with 13 million inhabitants sets the scene for the Österreicherhaus – an AUSTRIAN meeting place at the OLYMPIC GAMES: Thousands of visitors a day are gathering close to the famous pedestrian crossing in the heart of Shibuya.
A challenge for us – as we wanted to handle the entire accounting with our digital, worldwide document approval and accounting system.
Project background
The Österreichhaus is staffed by Austrian volunteers and for the authentic experience products are mainly provided by Austrian producers. For 10 weeks of the Olympic games and 7 weeks of the the Para Olympics a daily routine has to be managed on site dealing with various organizational tasks catering to the guest needs.
Expenses incurred are documented via invoices or receipts which have to be approved, payed and ultimately integrated into the Austrian accounting system of the Austrian Olympic Committee: the promoter of the Österreichhaus.
Particularly challenging: we are of course confronted with documents in Japanese characters
Workflow
- digital processing of invoices
- approval process
- creating of banking file
- Payment
- Project settlement
- Integration in the Austrian ERP System
Solution
Together with the Tokyo representatives of the Austrian IOC, we visit the locations and analyzed the various challenges: On-site cash register systems ought to be used to connect to accounting systems. Tax aspects of the host country have to be taken into account which led to the involvement of a Tokyo based colleague from our global cooperation partner „INTEGRA worldwide“.
The local system setup must be planned with local staff being controlled digitally out of the Austria headquater.
Concept
Our digital document approval system consist of various software components coordinated by FRUEHWIRT and tailored to suit the Austrian IOC’s processes and workflow.
In Detail:
Incoming invoices are scanned immediately on site in Tokyo doublechecking facts and figures:
Invoices are approved by the department heads using the digital document approval system. Back office managers get a digital notification on their cell phone to co-approve payments using the DIGITAL APP.
As accountants we then create an electronic banking file every other day. Payments tied to our project are facilitades by a local bank: the transfers are made by the Austrian IOC’s managers working out of Austria.
The process and the checks involved all correspond to the Austrian IOC’s compliance rules incorporating a digital workflow based on a second set of eyes fpr document approval and payment execution.
Austrian cash registers in Japan do register all sales providing instant information for the ERP System.
Receipts are being scanned via smartphone and transmitted via APP. The Staff Member is reimbursed after the receipt is being processed according to the compliance rules already established for invoices.
Project settlement
In addition to the preparation of the electronic banking file out of Austria accounting transactions are automatically created using robotics technology: All pdf invoice files are being archived and may be transferred to the Austrian IOC’s ERP System.
A project settlement with cost accounting data is created by our standardized DATEV software interfacing with the ERP system.
Conclusion
The digital recording of receipts on site in Japan and the connection to the cash register system enable us to set up an invoivce approval process in Austria, while adhering to all compliance guidelines. Electronic banking files are being prepared, which enable the IOC to carry out all financial transactions.
The pdf files containing the respective invoices are made available to the client with an electronic document archive. This happens regardless of location, in this case hand in hand between Austria and Japan WITHOUT a constantly present on site accounting employee..
Proof of concept
This system has already been tried and tested many times in cooperation with our group of tax and business consulting clients. Digital document approval is our specialty.
We hope to be able to implement similar systems and manage similar projects within the industries of sports and art as a useful management tool to ensure compliance. The advantages are obvious: through organization and digitization, you achieve an efficient and lean process.
Many years of practical experience of operational accounting processes in auditing and tax consulting enable us as management consultants to continuously develop and optimize.
