Neue Rollen im digitalen Rechnungswesen

Treiber dieser Entwicklung sind durch Remote-Work aktuell gegeben, die Tendenz zum Homeoffice fordert neue sichere Formen von Kollaborationen. Welche Aufgaben verrichten noch die Menschen? Das Buchen von Vorgängen reduziert sich auf ein Minimum. Eingehende Informationen werden von intelligenten Systemen analysiert und möglichst sofort abgearbeitet. Die Mitarbeitenden werden weiterhin Fachwissen einbringen, um unklare Fälle zu entscheiden,  elektronische Prozesse zu überwachen und die dazugehörigen Parameter einzustellen. Die Verarbeitungsvorgänge sind rascher erledigt, Information aus dem Rechnungswesen steht aktuell zur Verfügung.

Die Arbeit im Rechnungswesen wird noch anspruchsvoller, als sie es jetzt bereits ist. Der Umgang mit den neuen Systemen, die Steuerung der Verarbeitung und die Analyse der umfangreichen Informationen gelingt mit weniger Mitarbeitern. Die derzeitige Situation am Arbeitsmarkt erfordert auch hier einen optimierten Einsatz motivierter und optimal vorbereiteter Mitarbeiter. Einerseits werden durch weniger Kollegen die Kosten sinken, andererseits wächst der  Anspruch an die Qualität der Arbeit. Entscheidungen über die zukünftige Technik (Cloud Services, Rechenzentren, mobile Lösungen) müssen jetzt getroffen werden. Daten und Abläufe gilt es vorzubereiten, Partner müssen gefunden werden.

 

Im Ergebnis entsteht ein digitales Archiv des gesamten Belegwesens, ein durchgehender digitaler Workflow, aktuelle und fundierte Daten als Entscheidungsgrundlage für das Unternehmen.

 

Aufgaben , die vorweg zu lösen sind, gegliedert nach Bereichen:

 

Technik:

Geschwindigkeit: Netzwerkzugang aktualisieren und optimieren Sicherheit: prüfen und verbessern, Firewalls, Verschlüsselung Organisatorische Maßnahmen ergänzen den Sicherheitsaspekt(Sicherheitsverantwortliche, Notfallspläne, Risiko – Schwachstellen Analysen..) Vorhandene Software aktualisieren bzw. ersetzen Mobile Endgeräte: Nutzerfreundliche Scanner, Mobile Smartphones/Tablets

 

Workflow:

Datenstrukturen neu definieren, um digitale Inhalte abbilden zu können

Digitale Abläufe vorbereiten, testen und bei Bedarf aktivieren, alte Abläufe abschalten

Vorhandene Schnittstelle zu anderen Systemen prüfen und bei Bedarf neue Schnittstellen schaffen

Aufgaben und Verantwortung neu verteilen für Daten, Kommunikation, Kontrollen

Arbeitsweisen verändern, auch in anderen Abteilungen durch jederzeitige Verfügbarkeit von Information für die jeweilig Berechtigten

Interne Datenquellen analysieren auf Verfügbarkeit digitaler Daten

Compliance: Abbildung der individuellen Entscheidungsbefugnisse der Beteiligten im Rechnungswesen-Prozess des Unternehmen und deren Dokumentation 

 

Partner:

Interne Datenempfänger analysieren auf mögliche Verarbeitung digitaler Daten

Externe Partner (Kreditoren, Debitoren, Banken, …) analysieren bzgl. digitalem Datenaustausch

Integration der Fakturierung

Outsourcing: durch digitale Abläufe ergeben sich hier neue Möglichkeiten der Kooperation

 

Mitarbeiter:

Weiterbildung für digitale Kommunikation und Verarbeitung

Vorbereiten auf neue Geschwindigkeit und neue Entscheidungen