Ist Ihr Rechnungswesen bereits durchgängig DIGITAL?

Wie optimal läuft Ihr digitales Rechnungswesen bereits? Einige Schlagwörter und Anmerkungen zu diesen Themen, für Sie zur Reflexion. Wir legen den Fokus auf die Optimierung dieser digitalen Workflows aus langjähriger Erfahrung als Wirtschaftsprüfer und Steuerberater, dies vor allem aus dem Blickwinkel COMPLIANCE.

1. Digitale Belegerfassung

  • Zentraler Posteingang für alle Belege: digitale Belege, allfällig restliche Papierbelege, Rechnungsabholung aus Plattformen
  • Sofortige zeitliche Erfassung ohne Verzögerungen
  • Automatisierte Belegdigitalisierung
  • Intelligente Datenerfassung mittels KI
  • Gesicherte Datenweitergabe

2. Digitale Rechnungsfreigabe

  • Ist die Rechnungsfreigabe an Ihre gesamte betriebliche Organisation im Workflow digital abgebildet?
  • Ist der Zugriff digital dezentral von jedem Ort der Welt jederzeit möglich?
  • Ist dafür ein direkter digitaler Zugriff für jeden Befugten eingerichtet?
  • Wird dies auch in der Praxis von jedem Verantwortlichen gelebt?

3. Digitale Überweisung

  • Dieser Punkt ist in der Praxis meist umgesetzt.
  • Ist der Workflow optimiert, ist dadurch auch tatsächlich eine Zeiteinsparung erzielt worden? Auch Erfolge in der Verwaltung sind messbar.

4. Digitale Bankdatenerfassung

  • Bankbewegungen sind digital verfügbar, eine „manuelle Buchung“ durch Nutzung von KI also praktisch weggefallen.

5. Digitale Barbelege

  • Barbelege sind „Verzögerer“ des gesamten Ablaufs. Intelligente Tools ermöglichen eine einfache digitale Soforterfassung durch den Anwender.

6. Digitaler Fakturiervorgang und Rechnungsversand

  • Fakturenprogramme sind bereits lange im Praxiseinsatz.
  • Werden jedoch ALLE Rechnungen digital versendet?

7. Digitale Reisekostenerfassung

  • Ähnliche Verzögerungen im digitalen Workflow wie bei Barbelegen gegeben?
  • Durch Tools optimierbar.

8. Digitales Archiv

  • Das Herzstück: das gesamte Rechnungswesen, alle Belege werden zu Beginn des digitalen Workflows hier erfasst, mittels optimierter Bearbeitungsschritte im Unternehmen abgearbeitet – letztlich bis zur Archivierung basierend auf gesetzlichen Aufbewahrungsfristen
  • Ergebnis: ein optimiertes digitales Rechnungswesen, sowohl technisch und als auch organisatorisch an das Unternehmen angepasst!

Sie können die wesentlichen vorigen Punkte bestätigen? Gratulation!

Verbesserungsbedürftig?

„Digital“ bedingt papierlose Abbildungen im gesamten Workflow. Ein funktionierendes System setzt eine Bereitstellung für Entscheidungsgrundlagen auf jeder Stufe des Workflows voraus.

Doch: dies ist möglich, digitales Rechnungswesen funktioniert in der Praxis. Sollten sie zu Teilbereichen oder generell Unterstützung benötigen, wir sind gerne für sie da.