Digitales Rechnungswesen im Profifußball
Anforderung
Fußballclub in der ersten Österreichischen Bundesliga, digitales Rechnungsfreigabesystem einrichten, dezentrale Steuerungsmöglichkeiten aufgrund der COVID-19-Pandemie, Homeoffices der Mitarbeiter, digitale Information für Vorstände des Clubs und Geschäftsführung, Einhaltung aller Compliance-Richtlinien bezüglich Funktionstrennung, Rechnungsprüfung durch verschiedene Instanzen und Personen, gezielte dezentrale Zugriffsberechtigungen auf ein digitales Belegarchiv.
Digitaler Workflow
- Beleg digital hochladen
- Beleg prüfen und freigeben
- Überweisung
- Weiterleitung zur Buchung
- Nutzung Belegarchiv
Die Umsetzung
Die bestehenden Regelungen der Rechnungsprüfung und der Berechtigungen zur Überweisung wurden in Hinblick auf das digitale System angepasst, von der Vorständen und der Geschäftsführung beschlossen. Für die mobile Anwendung wurden auf den jeweiligen Smartphones mit der individualisierten APP FruehwirtCockpit ausgestattet, die Teilnehmer eingeschult.
Der digitale Workflow ist entsprechend eindeutig gefasst, beginnend bei der Rechnungserfassung durch das Sekretariat, die jeweiligen Freigabestufen bis zum integrierten elektronischen Überweisungsvorgang, letztlich der Erfassung im Accounting.
Nach einem Probebetrieb von 2 Wochen folgt der Echtbetrieb, abschließend wurde der Vorstand hinsichtlich der Informationsmöglichkeiten im elektronischen Belegarchiv auf die gewünschten Filterkriterien fit gemacht.
Software: FruehwirtCockpit mit Belegarchiv, DATEV DUO
Hardware: bestehende Smartphones und Arbeitsstationen
Organisation und Schulung: Digital Business Fruehwirt GmbH
