„ZUGFeRD“ als neues E-Rechnungsformat?
E-Rechnung in der EU:
Auf europäischer Ebene gibt es eine Initiative zur Einführung einer verpflichtenden E-Rechnung im B2B-Bereich und eines Meldesystems, genannt ViDA. Ziel ist es, den Mehrwertsteuerbetrug zu bekämpfen.
Die EU-Kommission veröffentlichte am 8. Dezember 2022 ihren Vorschlag zur Änderung der Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie (MwStSystRL, Richtlinie 2006/112/EG) und der dazugehörigen Durchführungsverordnungen im Rahmen der Initiative „VAT in the Digital Age“, kurz ViDA.
Der Vorschlag für das Gesetzgebungspaket besteht aus drei Säulen:
⁃ Regelungen zu Meldepflichten von umsatzsteuerrelevanten Informationen
⁃ die verpflichtende Ausstellung von elektronischen Rechnungen bei grenzüberschreitenden Lieferungen und Leistungen.
⁃ Erleichterungen bei der Erklärung des grenzüberscheitenden Waren- und Dienstleistungsverkehrs innerhalb der EU sowie die Einbeziehung von Online-Portalen in die Dienstleistungskette in den Bereichen der kurzfristigen Personenbeförderung und der Vermietung.
E-Rechnung wird zum Standard:
Die E-Rechnung wird ab 2028 zum Standard in Europa. Das bedeutet, dass Rechnungen gem. Artikel 218 Satz 1 MwStSystRL-E ab dem 1. Januar 2028 in einem strukturierten elektronischen Format gemäß der EN 16931 auszustellen sind. Von den Mitgliedsstaaten kann die E-Rechnung bereits ab 2024 verpflichtend eingeführt werden.
Fristen für Rechnungsstellung und -empfang
Die E-Rechnung ist spätestens zwei Tage nach der Entstehung des Geschäftsvorfalls auszustellen. Anschließend müssen die meldepflichtigen Informationen der E-Rechnung innerhalb von zwei Tagen an eine zentrale EU-Plattform gemeldet werden.
Der Rechnungsempfänger hat nach Empfang der Rechnung ebenfalls zwei Tage Zeit, die meldepflichtigen Informationen an die Finanzverwaltung zu übermitteln.
Die verkürzte Meldefrist erleichtert dem Fiskus den Abgleich zwischen den Daten des Rechnungsstellers und denen des Rechnungsempfängers und sorgt für die Bekämpfung von Mehrwertsteuerbetrug.
Meldung USt-relevanter Informationen:
Ab 2028 soll ein EU-weites USt-Meldesystem für innergemeinschaftliche Transaktionen eingeführt werden. Erhoben werden die Daten von den einzelnen Mitgliedstaaten. Anschließend werden die Daten automatisch an eine zentrale EU-Stelle (VAT Information Exchange System, kurz VIES) übermittelt, wo ein Abgleich stattfindet.
Zusammenfassende Meldung:
Da die Zusammenfassende Meldung nach Ansicht der Kommission nicht ausreichend zur Bekämpfung des Umsatzsteuerbetrugs beiträgt, soll diese im Zuge des Meldesystem ab 2028 abgeschafft werden.
Damit dieses Gesetzgebungspaket verabschiedet werden kann, müssen alle 27 Mitgliedstaaten zustimmen – eine Herausforderung angesichts der notwendigen Anpassungen der bestehenden nationalen Systeme.
Details finden Sie unter: VAT in the Digital Age
„ZUGFeRD“: Elektronische Rechnung für den Menschen lesbar, digital verarbeitbar
Elektronische Abläufe sparen Zeit und Kosten. In der Rechnungsstellung dominiert bislang dennoch das Papier. Mit dem vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelten neuen Standard ZUGFeRD (Zentraler User Guide FeRD) lässt sich hier die Digitalisierung weiter vorantreiben. Die Rechnungsdaten können so von der Software für das Rechnungswesen automatisch ausgelesen und zugeordnet werden.
Dadurch kann eine ZUGFeRD-Rechnung als XML-Datei (ohne PDF-Datei) verschickt und im entsprechenden Portal der Behörde hochgeladen werden. ZUGFeRD erfüllt damit nationale Geschäftsregeln sowie Anforderungen der öffentlichen Verwaltung und somit auch die Vorgaben durch das E-Rechnungsgesetz in Deutschland.
Eine ZUGFeRD-Rechnung umfasst die visuelle Darstellung der Rechnung für den Menschen und maschinenlesbare strukturierte Daten. Die visuelle Rechnungs-Darstellung erfolgt in Form von PDF/A-3. Die maschinenlesbaren Daten im XML-Format werden dem PDF/A-3 als Anhang beigefügt. Somit dient das PDF als Container für die visuelle Darstellung als auch für die XML-Daten.
E-Rechnung in Deutschland:
Der Empfang elektronischer Rechnungen wird ab dem 1. Januar 2025 für inländische B2B-Umsätze verpflichtend. Unternehmen sollten sich darauf vorbereiten, elektronische Rechnungen empfangen zu können. Der Aufwand zur Umsetzung dieser gesetzlichen Vorgaben hängt auch vom Digitalisierungsgrad der jeweiligen Unternehmen ab. Wir empfehlen Ihnen, die notwendige Umstellung der Prozesse rund um die E-Rechnung frühzeitig anzugehen. So profitieren Sie unmittelbar von den mit der Einführung verbundenen Kosteneinsparungen und machen Ihre Prozesse rechtssicher.
Die in den Deutschen Programmen verwendeten Formate XRechnung und ZUGFeRD haben sich mittlerweile als etablierte Standards für elektronische Rechnungen bewährt.
Aktueller Stand der E-Rechnung in Österreich
Eine PDF-Rechnung ist keine elektronische Rechnung, ist daher seit langem im praktischen Einsatz unproblematisch.
Elektronische Rechnungen in Österreich im aktuellen steuerlichen Licht
Der Vorsteuerabzug bei elektronischen Rechnungen geht verloren, wenn der Nachweis und die Kontrolle der Echtheit, Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts fehlen und die Rechnung nicht alle Angaben enthält. Wie Sie im Arbeitsalltag mit elektronischen Rechnungen richtig umgehen, versuchen wir hier aufzuzeigen. Elektronisch übermittelte Rechnungen werden auch ohne digitale Signatur, unter Einhaltung bestimmter Voraussetzungen, vom Finanzamt anerkannt, das ist in § 14 Abs. 1 UStG geregelt. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Um den Vorsteuerabzug zu sichern und die Aufbewahrungspflicht zu erfüllen, kann in der Praxis wie folgt vorgegangen werden:
– E-Mail und Rechnung ausdrucken (ggf. aus dem Webdownload) und als Buchungsbeleg verwenden (reicht lt. R 14b. 1 Abs. 10 UStAE in der Regel
für den Vorsteuerabzug aus)
– Parallel dazu müssen die elektronischen Rechnungen auch elektronisch aufbewahrt werden (Speicherung zunächst auf dem PC mit anschließender Speicherung auf einer nicht überschreibbaren CD bzw. DVD oder in einem Archivsystem nach GoBD). Bei einem Verstoß gegen diese Aufzeichnungspflicht kann ein Bußgeld festgesetzt werden.
Eine gescannte Rechnung mit Prüfungsvermerk genügt für einen Vorsteuerabzug. Der Vorsteuerabzug ist nicht zu beanstanden, wenn die ursprüngliche elektronische Rechnung nach dem Ausdruck gelöscht wurde und nur der mit Prüfvermerken versehene Ausdruck als eingescanntes Dokument (ggf. zusammen mit der E-Mail) elektronisch aufbewahrt wird.
Für die Übermittlung einer elektronischen Rechnung ist keine bestimmte Technologie vorgeschrieben. Derjenige der die Rechnung ausstellt, ist somit frei in der Entscheidung, in welcher Weise er zukünftig Rechnungen übermittelt. Voraussetzung ist, dass der Empfänger zugestimmt hat.
Die Finanzverwaltung schreibt vor, dass jede Rechnung überprüft und die Überprüfung auch dokumentiert werden muss. Dabei ist zu unterscheiden zwischen:
⁃ dem innerbetrieblichem Kontrollverfahren im Sinne des § 14 Abs. 1 Satz 6UStG, bei dem es nur um den Nachweis und die Kontrolle der Echtheit, Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts geht und
⁃ der Kontrolle, ob alle in § 14 Abs. 4 UStG genannten Angaben in der Rechnung enthalten sind, die für den Vorsteuerabzug erforderlich sind
Die Voraussetzungen werden erfüllt, wenn ein innerbetriebliches Kontrollverfahren eingeführt wird, bei dem ein verlässlicher Prüfpfad zwischen Leistung und Rechnung besteht.
Die obigen Ausführungen für Österreich zeigen, dass z. B. Deutschland den praktischen Einsatz von E-Rechnungen bereits bestens gesetzlich geregelt hat.
Ausblick: es bleibt abzuwarten, ob Österreich die gesetzlichen Grundlagen zum Einsatz der E-Rechnung zeitnahe umsetzt, zum 1.1.2025 scheint das noch nicht zuzutreffen.
Praktische Vorgangsweise in Österreich?
Da eine PDF Rechnung nicht als E-Rechnung gilt, kann auch die in Deutschland zulässige XRechnung bzw. ZUGFeRD-Rechnung aufgrund der visuellen Rechnungs-Darstellung in Form von PDF/A-3 die in Österreich geforderten gesetzlichen Bestimmungen erfüllen. Die maschinenlesbaren Daten im XML-Format werden dem PDF/A-3 als Anhang beigefügt. Somit dient das PDF als Container für die visuelle Darstellung als auch für die XML-Daten.
Die so verfügbare PDF -Rechnung müsste in Österreich den derzeitigen gesetzlichen Bestimmungen aus steuerlicher Sicht genügen.
Digitales Rechnungswesen ist derzeit in Österreich noch weiter als PDF Rechnung mittels OCR – Erkennung umsetzen. Zur direkten Weiterverarbeitung der E-Rechnung als digitaler Datensatzes im XML-Format bleibt nur mehr ein kleiner Schritt.
(Stand 23.05.2024)