Praxisbeispiel „Dubai“ UAE
Eigentümer sind an Echtzeitinformationen Ihrer/es Unternehmen interessiert, verstärkt in Fällen der eingeschränkten Reisefreiheit, wenn Eigentümer und Unternehmen sich an unterschiedlichen Standorten befinden. Dies bezieht sich nicht nur auf Auswertungen des Rechnungswesen, sondern auch auf vorgelagerte Geschäftsfälle, die vor ZAHLUNG von eingehenden RECHNUNGEN passieren.
Hier kann die Anforderung stark spezifiziert sein, etwa ein Einblick in bereits von der operativen Geschäftsführung des Unternehmens freigegebene Rechnungen bestimmter Lieferanten, Projekte, betraglichen Größenordnungen, dies bezogen auf Informationen, ohne aktiv in den Prozessen mitzuwirken.
Ausgangssituation
Ein 🇦🇹Eigentümer hat sich entschieden, seinen Lebensmittelpunkt, seinen gewöhnlichen Aufenthalt überwiegend in Dubai 🇦🇪 auszuüben. Auch steuerliche Gründe könnten hier mitgespielt haben, in den UAE zu leben. Das sichere Umfeld, die Infrastruktur, das Klima: wer möchte nicht dem trüben Spätherbstwetter in Österreich entfliehen?
Neben dem laufenden Reporting möchte der Eigentümer auch Einblick in den laufenden Rechnungsfreigabeprozess haben.
Workflow
- Digitale Belegerfassung im 🇦🇹 Unternehmen
- Belegfreigabe durch die Verantwortlichen des Unternehmens
- Aktuelles digitales Belegarchiv
- Lese- bzw. Informationsrechte mit Selektionsmöglichkeiten des Eigentümers in 🇦🇪
Lösung
Bei einem Online-Termin – auch wir können in dieser Zeit nicht reisen – besprechen wir die Anforderungen des Eigentümers. Wir stellen das nachstehende Umsetzungskonzept vor, ein Maßnahmenplan für das 🇦🇹Unternehmen wird erstellt, genehmigt, umgesetzt.
Hier ist im Prozess ein Leserecht implementiert, also ausschließlich Informationsbeschaffung, die Verantwortlichkeit bleibt im Unternehmen. Eine Dokumentation dieses passiven Zugriffs des Eigentümers ist nicht erforderlich, da kein aktiver Eingriff in den Rechnungsprüfungsprozess in diesem Fall möglich ist.
Umsetzungskonzept
Unser Belegfreigabesystem „FruehwirtCockpit“ wird u. a. mit DATEV-Rechnungswesen die Umsetzung im Softwarebereich technisch darstellen, gezielte organisatorische Maßnahmen geschaffen.
Im Detail:
Die Umsetzung unternehmensintern 🇦🇹 wird in diesem Fall nicht behandelt, dies ist in anderen Stories nachzulesen.
Das Leserecht auf Rechnungsinformationen,die Sichtbarmachung des gewünschten digitalen Beleges, der Rechnung samt allen Details, die Dokumentation der durchgeführten Kontrollschritte der Verantwortlichen im Unternehmen, zurückführend auf eine gelebte ausgefeilte Organisation, einen durchdachten Prozess, dies alles ist gelebte Compliance.
Zusammengefasst
Die digitale Belegerfassung vor Ort 🇦🇹ermöglicht uns in 🇦🇹 einen Belegprüfungsprozess aufzustellen, dies unter Einhaltung aller Compliance- Richtlinien der Rechnungsprüfung. Die gewünschte gezielte Zugriffsmöglichkeiten auf das digitale Belegarchiv wird für den Eigentümer 🇦🇪 damit geschaffen.
Umsetzung
Innerhalb von einem Monat konnte trotz Reisebeschränkung die Umsetzung im 🇦🇹Unternehmen abgewickelt, der Probebetrieb nach entsprechenden Adaptierungen nach einem weiteren Monat in den Echtbetrieb überführt werden. Die Implementierung erfolgte online, die Spezifizierungen und Berechtigungsvergaben ebenso.
Die Anbindung des Leserechtes für den Eigentümer wurde parallel unproblematisch durchgeführt. Online-Schulungen sind zum Standard geworden. Diese Lösung wird mittels Installation einer individualisierten App umgesetzt, daher minimaler Installationsaufwand.
Die Nutzung durch der Eigentümer 🇦🇪 war für Ihn sofort selbsterklärend, die Filtermöglichkeiten der von Ihm gewünschten Information eindeutig.
Unsere Leistungen
Dienstleistung: Festlegung der Anforderungen, Praxisumsetzung des Rechnungprüfungsprozesses, Implementierung und Schulung
Software-Nutzung: DATEV, FruehwirtCockpit
Best Practice „Dubai“ UAE
Business owners and shareholders are interested in real-time information from their company; especially in cases of restricted freedom of movement e.g. when the owner and company are in different locations. This relates to all sort of business and accounting data; especially management information relating to PAYMENT and APPROVAL of incoming INVOICES is key.
Requirements may be highly specified depending on an executive’s needs to participate actively in a business process. For example management might be need insight into invoices from certain suppliers, relating to specific projects, exceeding preapproved amounts.
What it’s all about with Dubai
A business owner has decided that Dubai shall – for personal reasons – be the center of vital interest of his or her life: The safe environment, the infrastructure, the climate: who wouldn’t want to escape the gloomy late autumn weather in Austria?
Although: Tax reasons could also have played a part in taking the decision.
As a matter of necessity the established business now has to be managed out of a new office requiring not only reports to come in but also the possibility to remotely control an organization i.e the invoice approval process.
Proposed Workflow
- Digital invoice Processing throughout the company
- Approval by respective executives
- Real time digital document archive
- Information is key: Reports and business insights
Our solution
Because travel is restricted in this time of the pandemic we zoom in on the business owner’s needs and requirements. We present a fitting concept for implementation draw up an actionable plan for the company.
We focus on implementing an information system to make sure the owner is up to date; the responsibility to carry out tasks rests with the company’s management.
Logging and documentation of the owner activities is not required, since in this case all responsibility to meet compliance regulations lies with the management.
Conceptual framework
Our document approval and management system „FruehwirtCockpit“ , though using multiple software elements relies heavily on a DATEV accounting software. This technical sophistication allows Fruehwirt to incorporate specific needs set up by management and compliance regulations.
Details:
Please do read our best practice cases centering on a perfect fit for the organizational framework.
What makes this best practice case unique is the fitting of the information system to meet the business owner’s needs. As managerial decisions are often left to management’s capable hands the real time digital document archive serves as a cornerstone of a modern business intelligence solution.
Executive summary
The digital document capture on site enables us to set up a document review process, while adhering to all compliance guidelines of the invoice review. The desired targeted access to the digital document archive is thus created for the business owner or shareholder.
Implementation
Despite travel restrictions and respective online collaboration, the implementation in the company was completed within a month. After another month of extensive testing and making the appropriate adaptations the Fruehwirt system now serves as the primary component of the business owners’ information management system.
The design and establishment of the reading rights for the owner was carried out simultaneously without any problems: Online training on the personalized app has proven to become the new norm and took minimal effort.
Our services:
Consulting: Definition of requirements, implementation of the invoice approval process, implementation and training
Software: DATEV, FruehwirtCockpit
